如果小林以常规方式发送的文稿，那么审阅人收到文稿后打开，Word不会自动进入修订工作状态。这时需要审阅者自己手动启动修订工作状态，具体操作步骤如下：

　　 1. 审阅者打开要审阅修改的文稿后，选择菜单“工具→修订”命令，即可进入修订状态，这时窗口上方将增加“审阅”工具栏(图 3 )。

图 3

　　提示：在日常工作状态中，Word不显示修订内容。通过窗口底部的“状态”栏可以查看是否处于“修订”状态。在默认情况下，状态栏的“修订”按钮显示为灰色，说明没有进入“修订”状态；如果状态栏的“修订”按钮显示为黑色，则说明已进入“修订”状态(图 4 )。

图 4

　　 2. 重复第1步的操作，可关闭“修订”状态。

　　 3. 另外，双击状态栏的“修订”按钮也可以快速进入“修订”状态，再次双击可退出“修订”状态。键盘组合键“Ctrl＋Shift＋E”也可快速切换“修订”状态。

　　当同一文稿被多人审阅修改时，审阅者可以设置不同的修订标记元素的格式以及批注人的姓名等，以显示个性化的修订状态，同时也让原作者收到审阅修改后的文稿，进行整合文稿时便于区分。

　　 1. 审阅者首先打开要修订的文稿，然后选择菜单“工具→选项”命令，在弹出的“选项”对话框中，选择“修订”选项卡，显示修订的设置选项(图 5 )。

图 5

　　 2. 在“跟踪修订选项”区域中单击“插入内容”或“格式”框右侧的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择插入修订时的显示格式。例如选择“双下划线”，插入的修订文字下将显示双下划线。

　　 3. 单击“颜色”框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中可以选择修订内容的显示颜色。可以选择某种固定的单一颜色，也可以按修订自动显示相应颜色。不过为了便于跟踪不同修订人的修订情况，最好选择“按作者”，这样不同修订人的修改将按不同的颜色显示。

　　 4. 在“批注框”区域选择相应的选项，可以设置与批注相关的显示格式。例如可以设置“批注框”的宽度，指定显示与其所修订文字之间的连线，并将其设置在文档中的“靠左”或“靠右”显示。如果不想在文档中显示批注框，则勾去“在页面和Web视图中使用批注框”复选框的“∨”。

　　 5. 单击“用户信息”选项卡，可在其中输入用户信息(图 6 )。这里设置的用户信息，在修订时将显示为修订人信息。

图 6